Приложение 1
к Приказу № 1/П-03
от «20» марта 2024 г.
ООО «СОЛГАР Витамин»
Политика в отношении обработки персональных данных
ООО «СОЛГАР Витамин»
1. Общие положения
1.1 Настоящий документ определяет порядок обработки персональных данных и излагает систему основных принципов, применяемых в отношении обработки персональных данных в ООО «СОЛГАР Витамин» (далее – Компания).
1.2 Действие настоящей Политики распространяется на все операции, совершаемые в Компании с персональными данными с использованием средств автоматизации или без их использования.
1.3 Настоящая Политика обязательна для ознакомления и исполнения всеми лицами, допущенными к обработке персональных данных в Компании, и лицами, участвующими в организации процессов обработки и обеспечения безопасности персональных данных в Компании.
1.4 Обеспечение неограниченного доступа к настоящей Политике реализуется путем ее публикации на сайте Компании в сети Интернет.
1.5 Настоящая Политика разработана в соответствии с Конвенцией Совета Европы №108 о защите личности в связи с автоматической обработкой персональных данных и Федеральным законом от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных».
1.6 Настоящая Политика подлежит актуализации в случаях:
• изменения законодательства РФ о персональных данных;
• выявления несоответствий, затрагивающих обработку и (или) защиту ПДн, по результатам контроля выполнения требований по обработке и (или) защите ПДн;
• по решению руководства Компании.
2. Введение
2.1 В соответствии с подпунктом 2 статьи 3 Федерального закона от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных» Компания является оператором, т.е. юридическим лицом, самостоятельно организующим и (или) осуществляющим обработку персональных данных, а также определяющим цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.
2.2 Важным условием реализации целей деятельности Компании является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина — субъекта персональных данных при обработке его персональных данных.
2.3 В Компании разработаны и введены в действие локальные нормативные акты и документы, устанавливающие порядок обработки и обеспечения безопасности персональных данных, которые обеспечивают соответствие требованиям Федерального закона от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных» и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актов.
3 Принципы и условия обработки персональных данных в Компании
3.1 Компания осуществляет обработку персональных данных на законной и справедливой основе.
3.2 Сроки обработки и хранения персональных данных определены с учетом:
• установленных целей обработки персональных данных;
• сроков действия договоров с субъектами персональных данных и согласий субъектов персональных данных на обработку их персональных данных;
• сроков, определенных Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», а также иными нормативными правовыми актами РФ;
• сроков хранения документации, установленных внутренними нормативными актами Компании;
• ликвидации Компании.
3.3 Компания осуществляет обработку персональных данных на законной и справедливой основе.
3.4 При обработке персональных данных обеспечиваются их точность, достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных.
3.5 В Компании не осуществляется раскрытие персональных данных неограниченному кругу лиц.
3.6 В Компании не создаются общедоступные источники ПДн субъектов ПДн.
3.7 Компания осуществляет обработку специальных категорий персональных данных на основании требований законодательства. При этом Компания выполняет все требования к обработке специальных категорий персональных данных, предусмотренные Федеральным законом от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных».
3.8 В Компании не осуществляется обработка персональных данных о судимости.
3.9 Компания осуществляет обработку биометрических персональных данных. При этом Компания выполняет все требования к обработке биометрических персональных данных, предусмотренные Федеральным законом от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных».
3.10 Компания осуществляет трансграничную передачу персональных данных. При этом Компания до начала осуществления деятельности по трансграничной передаче персональных данных уведомила уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных о своем намерении осуществлять трансграничную передачу персональных данных согласно статье 12 Федерального закона от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных».
3.11 В Компании осуществляется обработка ПДн субъектов в целях продвижения товаров, работ, услуг на рынке путем осуществления прямых контактов с помощью средств связи с предварительного согласия субъекта ПДн. При этом Компания выполняет все требования к рекламной рассылке, предусмотренные Федеральным законом от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных».
3.12 Компания не осуществляет обработку персональных данных в целях политической агитации.
3.13 В Компании не осуществляется принятие решений, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или иным образом затрагивающих его права и законные интересы, на основании исключительно автоматизированной обработки персональных данных.
3.14 Компания поручает обработку персональных данных другим лицам (ИП Пучеглазову Сергею Анатольевичу, адрес: 654032, Кемеровская область, г. Новокузнецк, ул. Смирнова, д. 15; ИНН 422105759427). При этом Компания выполняет все требования к поручению обработки персональных данных, предусмотренные Федеральным законом от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных».
3.15 Компания осуществляет обработку персональных данных с использованием средств автоматизации и без их использования. При этом Компания выполняет все требования к автоматизированной и неавтоматизированной обработке персональных данных, предусмотренные Федеральным законом от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных» и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами.
3.16 При сборе ПДн Компания обеспечивает запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение ПДн с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации.
3.17 Компания уведомила уполномоченный орган по защите прав субъектов ПДн об обработке ПДн.
4. Права субъектов персональных данных, обрабатываемых в Компании
4.1 Субъект персональных данных имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных. Для получения указанной информации субъект персональных данных может отправить письменный запрос по адресу: 125167, город Москва, ул Викторенко, д. 9 стр. 1 в порядке, установленном ст.14 Федерального закона от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных».
4.2 Субъект персональных данных вправе требовать от Компании уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки. Для реализации указанных требований субъект персональных данных может отправить письменный запрос по адресу: 125167, город Москва, ул Викторенко, д. 9 стр. 1 в порядке, установленном ст.21 Федерального закона от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных».
5. Исполнение обязанностей оператора Компанией
5.1 Компания получает персональные данные от субъектов персональных данных. При этом Компания выполняет обязанности, предусмотренные Федеральным законом от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных» при сборе персональных данных.
5.2 Компания прекращает обработку персональных данных в следующих случаях:
— по достижении целей их обработки, либо в случае утраты необходимости в достижении этих целей;
— по требованию субъекта персональных данных, если обрабатываемые в Компании персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;
— в случае выявления неправомерной обработки персональных данных, если обеспечить правомерность обработки персональных данных невозможно;
— в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных (если персональные данные обрабатываются Компанией на основании согласия субъекта персональных данных);
— устранены причины, вследствие которых осуществлялась обработка персональных данных, если иное не установлено федеральным законом;
— в случае ликвидации Компании.
5.3 В Компании для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных» и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, приняты следующие меры:
— назначен Ответственный за организацию обработки персональных данных;
— изданы локальные акты по вопросам обработки и обеспечения безопасности персональных данных, а также локальные акты, устанавливающие процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства РФ, устранение последствий таких нарушений:
o Положение об обработке персональных данных;
o Положение об организации и обеспечении защиты персональных данных
o другие локальные акты по вопросам обработки и обеспечения безопасности персональных данных.
— применены правовые, организационные и технические меры по обеспечению безопасности персональных данных;
— осуществляется внутренний контроль соответствия обработки персональных данных требованиям Федерального закона от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных» и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актов, настоящей Политики, локальных актов Компании;
— проведена оценка вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных в случае нарушения требований федерального законодательства о персональных данных, произведено соотношение указанного вреда и принимаемых Компанией мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных требованиями Федерального закона от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных» и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актов;
— работники Компании, непосредственно осуществляющие обработку персональных данных, ознакомлены с положениями Федерального закона от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных» и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актов, настоящей Политики и локальных актов Компании по вопросам обработки персональных данных.
5.4 В Компании реализуются следующие требования к защите персональных данных:
— определены угрозы безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных;
— применены организационные и технические меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных, исполнение которых обеспечивает установленные Правительством Российской Федерации уровни защищенности персональных данных;
— используются средства защиты информации, прошедшие процедуру оценки соответствия требованиям законодательства РФ в области обеспечения безопасности информации в случае, если использование таких средств необходимо для нейтрализации актуальных угроз
— проведена оценка эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных;
— осуществляется учет машинных носителей персональных данных;
— осуществляется обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие соответствующих мер;
— осуществляется восстановление персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;
— установлены правила доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечены регистрация и учет всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных;
— осуществляется контроль за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровня защищенности информационных систем персональных данных;
— реализованы требования, установленные Постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. №687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации».
6. Компания осуществляет обработку указанных ПДн в целях, в сроки и на правовых основаниях, указанных в таблице ниже
Категория субъектов |
Перечень ПДн |
Цель обработки |
Сроки обработки |
Основания обработки |
Кандидаты на вакантную должность |
— ФИО — Дата рождения — Сведения об образовании (наименование учебного заведения, номер диплома, специальность по диплому, квалификация по диплому) — Сведения об опыте работы (место работы, должность, продолжительность периода работы) — Контактные данные (адрес электронной почты, номер контактного телефона) |
Принятие работодателем решения о приеме либо отказе в приеме на работу кандидата на вакантную должность
|
До истечения 30 дней с момента достижения цели |
— Размещение соискателем своего резюме в сети общего пользования (Интернет), доступного неограниченному кругу лиц; — Согласие субъекта ПДн на обработку ПДн, выраженное конклюдентными действиями |
Работники |
— Фамилия Имя Отчество — Пол -Дата рождения -Место рождения -Гражданство -Национальность -Данные паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (серия, номер, сведения о дате и подразделении выдачи) -Данные документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (наименование образовательного учреждения, год окончания, квалификация, специальность) -Данные трудовой книжки (профессия, специальность, сведения о работе: место работы, должность, сведения о награждениях) -Номер свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС) -ИНН -Сведения о семейном положении -Адрес регистрации -Адрес проживания -Контактные данные (номер контактного телефона, адрес электронной почты) -Табельный номер -Данные о переводах -Данные об аттестации -Данные о повышении квалификации -Данные о профессиональной переподготовке -Данные медицинской книжки -Данные о наградах, почетных званиях -Данные об отпусках, социальных льготах -Данные в трудовом договоре и в дополнительных соглашениях к нему (должность, подразделение, размер заработной платы (оклад, надбавка), график и условия работы, дополнительные сведения, сведения о расторжении трудового договора) -Данные документов воинского учета (воинское звание, военно-учетная специальность, категория годности к военной службе, отметка о принятии / снятии с воинского учета) -Другие данные в личном деле (данные заявлений и письменных объяснений, данные решений о поощрении и решений о наложении дисциплинарного взыскания, данные приказов и других документов) -Данные свидетельства о рождении детей -Данные заграничного паспорта (серия, номер, сведения о дате и подразделении выдачи) -Сведения о медицинском страховании\страховании жизни -Банковские реквизиты -Информация о платеже (сроки, сумма начислений) -Реквизиты доверенности -Адрес места работы -Изображение лица -Подпись |
Достижение целей, предусмотренных законодательством РФ, осуществление и выполнение возложенных законодательством РФ на Компанию функций, полномочий и обязанностей. Заключение, исполнение, изменение и расторжение трудового договора, стороной которого является субъект ПДн, в том числе содействие в обучении и продвижении по службе, обеспечение личной безопасности работников, контроль количества и качества выполняемой работы, обеспечение сохранности имущества, расчет и выплата заработной платы, иных вознаграждений, расчет и перечисление налогов и страховых взносов, предоставление работникам дополнительных гарантий, компенсаций и льгот. |
-1 год, 3,4,5 или 50/75 лет в соответствии со сроками, установленными Приказом 236 или Правилами Росархива (для ПДн на бумажных носителях) -В соответствии со сроком, указанным в согласии субъекта ПДн -Ликвидация Компании |
-Федеральный закон № 197-ФЗ Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001, Статьи № 65-69, 213, 266 -Трудовой договор -Федеральный закон от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в РФ», Статья №13, пункт 2 -Налоговый кодекс РФ, Статья №23, пункт 1, Статья № 80, пункт 3 -Постановление Правительства РФ № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете» от 27.11.2006, раздел III -Письменное согласие на обработку ПДн субъекта ПДн -Письменное согласие на обработку биометрических данных -Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 24 октября 2002г. №73. |
Уволенные Работники |
— Фамилия Имя Отчество — Пол -Дата рождения -Место рождения -Гражданство -Национальность -Данные паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (серия, номер, сведения о дате и подразделении выдачи) -Данные документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (наименование образовательного учреждения, год окончания, квалификация, специальность) -Данные трудовой книжки (профессия, специальность, сведения о работе: место работы, должность, сведения о награждениях) -Номер свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС) -ИНН -Сведения о семейном положении -Адрес регистрации -Адрес проживания -Контактные данные (номер контактного телефона, адрес электронной почты) -Табельный номер -Данные о переводах -Данные об аттестации -Данные о повышении квалификации -Данные о профессиональной переподготовке -Данные медицинской книжки -Данные о наградах, почетных званиях -Данные об отпусках, социальных льготах -Данные в трудовом договоре и в дополнительных соглашениях к нему (должность, подразделение, размер заработной платы (оклад, надбавка), график и условия работы, дополнительные сведения, сведения о расторжении трудового договора) -Данные документов воинского учета (воинское звание, военно-учетная специальность, категория годности к военной службе, отметка о принятии / снятии с воинского учета) -Другие данные в личном деле (данные заявлений и письменных объяснений, данные решений о поощрении и решений о наложении дисциплинарного взыскания, данные приказов и других документов) -Данные свидетельства о рождении детей -Реквизиты доверенности -Адрес места работы |
-Достижение целей, предусмотренных законодательством РФ, осуществление и выполнение возложенных законодательством РФ на Компанию функций, полномочий и обязанностей. -Реализация процедуры архивации кадровой и бухгалтерской документации. |
1 год с момента увольнения работника, затем соответствующие документы в бумажном виде подлежат архивации согласно законодательству РФ |
-Налоговый кодекс РФ -Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и др. -Приказ Росархива №236 -Правила Росархива от 06.02.2002 |
Родственники работников |
Данные копии свидетельства о заключении брака: -ФИО (супруга) -Гражданство -Дата рождения -Место рождения -Дата выдачи свидетельства -Реквизиты свидетельства Данные копии свидетельства о рождении: -ФИО (ребенка) -Дата рождения -Место рождения -ФИО (родителей) -Гражданство (родителей) -Дата выдачи свидетельства -Реквизиты свидетельства |
-Достижение целей, предусмотренных законом РФ, осуществление и выполнение возложенных законодательством РФ на Компанию функций, полномочий и обязанностей. -Предоставление работникам дополнительных гарантий, компенсаций и льгот. |
-5 лет после расторжения трудовых взаимоотношений с работником; -50/75 лет (для ПДн в личном деле работника) -Ликвидация Компании |
-Трудовой кодекс РФ -Трудовой договор с работником, чьим родственником является субъект ПДн -Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и др. |
Физические лица по гражданско-правовому договору |
-ФИО -Дата рождения -Адрес проживания -Адрес регистрации -Паспортные данные (серия, номер, сведения о дате и подразделении выдачи) -Контактные данные (номер контактного телефона, адрес электронной почты) -ИНН -СНИЛС -Банковские реквизиты -Подпись/Электронная подпись |
Заключение, исполнение, изменение и расторжение договора, стороной которого либо выгодоприобретателем по которому является субъект ПДн; проведение и участие в коммерческих тендерах, ведение коммерческих, финансовых, юридических переговоров, направленных на заключение, исполнение, изменение или расторжение любых не запрещенных действующим законодательством договоров, вне зависимости от результатов таких переговоров, проявление должной степени осмотрительности при выборе контрагента; достижение целей, предусмотренных законом РФ, осуществление и выполнение возложенных законодательством РФ на Компанию функций, полномочий и обязанностей |
-5 лет после расторжения договорных отношений -В соответствии со сроками, установленными договором -Ликвидация Компании |
-Гражданский кодекс РФ -Договор с контрагентом -Федеральный закон от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в РФ», Статья №13, пункт 2 -Налоговый кодекс РФ, Статья №23, пункт 1, Статья № 80, пункт 3 -Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 24 октября 2002г. №73 -Согласие на обработку персональных данных |
Клиенты |
-ФИО -Дата рождения -Адрес проживания -Адрес регистрации -Паспортные данные (серия, номер, сведения о дате и подразделении выдачи) -Контактные данные (номер контактного телефона, адрес электронной почты) -ИНН -СНИЛС -Банковские реквизиты -Подпись/Электронная подпись |
Заключение, исполнение, изменение и расторжение договора, стороной которого либо выгодоприобретателем по которому является клиент; проведение и участие в коммерческих тендерах, ведение коммерческих, финансовых, юридических переговоров, направленных на заключение, исполнение, изменение или расторжение любых не запрещенных действующим законодательством договоров, вне зависимости от результатов таких переговоров, проявление должной степени осмотрительности при выборе контрагента; достижение целей, предусмотренных законом РФ, осуществление и выполнение возложенных законодательством РФ на Компанию функций, полномочий и обязанностей |
-5 лет после расторжения договорных отношений -В соответствии со сроками, установленными договором -Ликвидация Компании |
-Гражданский кодекс РФ -Договор с клиентом -Федеральный закон от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в РФ», Статья №13, пункт 2 -Налоговый кодекс РФ, Статья №23, пункт 1, Статья № 80, пункт 3 -Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 24 октября 2002г. №73 -Согласие на обработку персональных данных |
Пользователи сайта (специалисты сферы здравоохранения) |
-ФИО -Город -Специальность -Место работы -Номер телефона -Адрес электронной почты |
-Идентификация Пользователя Сайта; -Информирование Пользователей сайта о мероприятиях; -Предоставление Пользователю контактных данных для обращения по вопросам: • получения информации по продуктам Компании • получения медицинских консультаций от профессионального партнера Компании. |
-До момента отзыва согласия на обработку ПДн -Ликвидация Компании |
-Согласие субъекта на получение рекламных рассылок -Согласие субъекта на обработку ПДн -Пользовательское соглашение на сайте Компании |
-IP-адрес -Данные файлов сookies -Геолокационные данные -Адреса запрашиваемых страниц, поисковые запросы -Сведения об устройстве, технические характеристики оборудования и программного обеспечения |
-Проведение статистических исследований, сбор информации об использовании сайта Пользователем. |